Хранение Личных Дел Уволенных Сотрудников В Отделе Кадров 2022

Документы, накапливаемые в личных делах, содержат персональные данные и относятся к информации конфиденциального характера. Работа с ними должна регулироваться локальным нормативным актом (ЛНА) в области обработки и защиты персональных данных, который обязателен для каждой организации. Кроме того, в организации может быть разработан такой ЛНА, как Регламент формирования личных дел работников.

Говоря о том, что должно быть в личном деле сотрудника в 2022 году, необходимо сказать о медицинских книжках, хотя они в папке и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Обычный работодатель не вправе запрашивать персональные данные, не связанные с трудовой деятельностью (по мнению Роскомнадзора, подтвержденному судебной практикой). Во избежание нарушения закона отдел кадров вправе хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. Вот, что можно хранить в личном деле сотрудника (не госслужащего):

Подчеркнем, что в настоящее время личную карточку необходимо вести всем работодателям на всех своих работников, а личные дела необходимо вести только на госслужащих. Поэтому коммерческие организации делают это по собственной инициативе на работников определенных ею категорий либо на всех сотрудников. Для разных категорий сотрудников могут быть установлены разные правила 3 : состав собираемых сведений и документов – именно это обычно и отражается в специальном ЛНА.

Что хранится в личном деле работника в 2022 году

Ответа на вопрос: что должно быть в личном деле сотрудника организации по закону, нет в Трудовом кодексе РФ, федеральных законах и подзаконных актах (есть только для госслужащих). Действующее российское законодательство не обязывает работодателя вести такую документацию на всех сотрудников. Обязательный для исполнения порядок формирования и состав личного дела работника в 2022 году установлен только для госслужащих (Федеральный закон от 27.07.2004 №79-ФЗ, Указ Президента РФ №609 от 30.05.2005). На всех остальных сотрудников юрлица и ИП ведут подобную документацию по своей инициативе, порядок, формы, состав утверждаются в локальных нормативных актах.

• трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
• приказы о приеме на работу, о внутренних переводах;
• приказы о поощрениях или наложении взысканий;
• договор об индивидуальной материальной ответственности (если должность ее предусматривает);
• соглашение о неразглашении сведений, относящихся к тайне;
• докладные и объяснительные записки;
• акты нарушения трудовой дисциплины;
• приказ об увольнении.

Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации. Каждое дело ведется в одном экземпляре, официальные бумаги в нем подшиваются по хронологии, брошюруются, нумеруются, к делу обязательно прилагается внутренняя опись.

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Личные дела должны храниться в месте, обеспечивающем к ним ограниченный доступ. Это могут быть как отдельные помещения, так и металлические запирающиеся шкафы (сейфы). Дела уволенных работников хранятся отдельно от действующих, а по истечении трех лет передаются в архив (для госслужащих — по истечении 10 лет).

Срок хранения личных дел уволенных сотрудников

В личной карточке прописывается информация, которая может понадобиться сотруднику бухгалтерии или кадровой службы. Поэтому руководители российских коммерческих предприятий дают распоряжение об оформлении только этого документа. Такая обязанность есть у всех фирм, вне зависимости от того, коммерческие они или государственные. При необходимости в личную карточку вкладывают копии документов. Тогда не нужно разрабатывать и утверждать локальный регламент по ведению и хранению личных папок на сотрудников.

• квалификационные удостоверения, полученные во время работы на фирме;
• водительские права, если обучение проходило за счёт работодателя;
• свидетельство о заключении брака или его расторжении, если события происходили во время трудовых отношений;
• свидетельства, подтверждающие факт рождения детей, если события произошло во время трудоустройства;
• должностная инструкция;
• если должность предусматривает материальную ответственность, то договор;
• акты о том, что работник проходил аттестацию с её результатами;
• акты о прохождении медосвидетельствования и присвоения инвалидности, если событие произошло во время работы;
• копии приказов о внутреннем перемещении во время трудоустройства – повышение в должности или понижение, перевод на другое рабочее место и прочее;
• приказы, если сотрудника привлекали к дисциплинарной ответственности;
• приказы о поощрениях;
• заявление на отпуск — ежегодный, за свой счёт, по беременности и родам, по уходу за ребёнком;
• докладные, объяснительные, служебные записки.

• дисциплинарной ответственности по ст. 192 ТК РФ ;
• материальной, согласно ст. 243 ТК РФ );
• административной, если нарушение происходит не впервые, согласно ст. 13.11 и ст. 13.14 КоАП РФ ;
• уголовной, если разглашённая информация относилась к государственной тайне — по ст. 137 и ст. 140 УК РФ .

• всю личную информацию о вновь принятом сотруднике;
• данные о его образовании;
• сведения об общем стаже человека;
• данные ближайших родственников;
• контактная информация;
• сведения о воинском учёте;
• адрес, по которому сотрудник проживает на момент трудоустройства;
• данные о предыдущих местах работы;
• данные о получении дополнительного образования за счёт работодателя — повышение квалификации, посещение семинаров;
• сведения об отпусках работника — ежегодных, без сохранения оплаты труда, других;
• информация о прекращении служебных отношений.

• номер личного дела, выданного на руки;
• дата, когда произошла выдача;
• ФИО работника, его должность;
• номер телефона для связи;
• подпись сотрудника, который взял дело на руки;
• дата, когда дело было возвращено в отдел кадров;
• подпись ответственного сотрудника кадровой службы о возврате дела.

Как хранить личные дела сотрудников в организации

• дисциплинарная (подп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ);
• материальная (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ);
• административная (ст. и КоАП РФ);
• уголовная (ст. 137 и 140 УК РФ).

Согласно ч.2 ст. КоАП РФ работа с персональными данными без письменного согласия влечет наложение штрафа от 3000–5000 р. (для граждан) до 15000–75000 р. (для юридических лиц).

Документы, входящие в состав личного дела работника, содержат его персональные данные и при этом некоторые из них относятся к документам длительных сроков хранения. Поэтому как текущее, так и архивное хранение личных дел работников осуществляется по особым правилам и предусматривает специальную процедуру при оформлении и передаче их на хранение в архив организации.

Первым подшивается дополнение к личному листку по учету кадров, затем персональные данные (анкета; копия паспорта, СНИЛС, ИНН и т. д.) и далее прилагают сведения о работе. Все страницы нумеруются, а сведения обо всех документах отражаются во внутренней описи, лежащей сверху.

Должно быть оформлено по унифицированной форме, и содержать наименования должностей в каждом структурном подразделении, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание должно утверждаться приказом работодателя или уполномоченным им лицом. Оно должно обновляться каждый раз при изменении структуры предприятия. Названия должностей и профессий, указанные в трудовых договорах, должны соответствовать штатному расписанию.

5.1.1. работодателями трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, посредством проверок, обследований, выдачи обязательных для исполнения предписаний об устранении нарушений, составления протоколов об административных правонарушениях в пределах полномочий, подготовки других материалов (документов) о привлечении виновных к ответственности в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

Обязательство вести личные дела сотрудников закреплено только за государственными предприятиями. Коммерческие организации сами принимают решение о необходимости формирования персональной документации. При введении на предприятии личных дел работников важно соблюдать порядок их формирования и заполнения по мере трудовой деятельности человека.

В законодательстве нет прямого указания, что каждый работодатель должен формировать личное дело на работника. Поэтому руководство организаций вправе самостоятельно решать данный вопрос. Но, в то же время, законодательство обязывает оформлять на каждого принятого работника личную карточку формы Т-2.

Категорически нельзя хранить копии паспорта, военного билета, прав на вождение автомобиля, СНИЛС, диплома об образовании, свидетельства о заключении или расторжении брака, смене фамилии, рождении ребенка. Если эти документы действительно нужны для решения рабочих задач, например для начисления пособий, готовьтесь обосновать это при возможной проверке. Хранить такие документы или их копии разрешено не более 30 дней.

• название организации;
• номер (если ведется нумерация);
• Ф.И.О. сотрудника;
• дата начала ведения (дата издания приказа о приеме);
• дата окончания его ведения (дата издания приказа об увольнении);
• срок хранения личных дел уволенных сотрудников (прописывается при закрытии дела);
• количество листов самого дела (данную графу заполняют, отправляя дела в архив).

1. Анкета, резюме, характеристики и листок по учету кадров.
2. Копии паспорта, документов об образовании (дипломы, свидетельства), ИНН, страхового свидетельства, документов о семейном положении.
3. Сведения от аттестации.
4. Трудовой контракт.
5. Приказы работодателя (о назначении, переводе на другую должность или место работы, отпусках и командировках).

Так, в состав личного дела рекомендуем включить: Обычно в личное дело помещают фотографию работника 4 x 6 или 3 x 4 см , причем рекомендуется периодически обновлять ее. Как правило, обновление фотографий работников происходит не реже чем раз в пять лет или по достижении работниками возраста 20 и 45 лет.

Ежедневно в конце рабочего дня сотрудники кадровых служб проверяют наличие дел в хранилище. Затем шкафы (сейфы) или помещения закрываются и пломбируются. В случае обнаружения отсутствия ЛД ответственным работником принимаются меры по его возвращению или розыску.

• Анкета и резюме.
• Личный листок отдела кадров.
• Характеристики на сотрудника.
• ИНН, страховое свидетельство.
• Трудовой договор.
• Приказы о переводе, отпусках и командировках.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю. Как правило, личные дела заводятся: Однако во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы.

В организации личные дела хранятся в специально оборудованных местах. Это могут быть металлические шкафы (сейфы) или помещения, исключающие доступ к ним третьих лиц, а также хищение или утерю информации. Дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале. Располагать их в хранилище можно по порядковым номерам, по алфавиту и т. д.

Поскольку в состав личного дела включают информацию в том числе содержащую персональные данные, к порядку его ведения и последующего хранения предъявляют определенные требования. Так, доступ к ним должен иметь ограниченный круг лиц. Например, только из кадровой службы.

Личное дело включает в себя пакет документов о трудовой деятельности сотрудника, а также о его образовании, опыте работы, семейном положении, статусе военнообязанного. Его создают и ведут лишь во время занятости сотрудника в компании, а после его увольнения сдают в архив.

Как правило, личное дело формируют в течение 7 дней после приема работника. Для этого на него заводят отдельную папку. Ее обложка выступает в качестве титульного листа. Заполняют, например, по форме из Приложения № 28 к приказу Минкультуры России от 31.03.2022 № 526.

Для коммерческих компаний обязанность ведения и порядок составления личных дел не установлены. Руководитель организации самостоятельно принимает решение о целесообразности составления и ведения подобных документов. Для госкомпаний/госорганов такое требование есть в Указе Президента РФ от 01.06.1998 № 640: они оформляют личные дела на каждого трудящегося.

1. Автобиография (при наличии) или анкета, заполненная в качестве соискателя до приема на работу.
2. Копия паспорта.
3. Копия военного билета.
4. Копия ИНН.
5. Информация о СНИЛС.
6. Копии документов об образовании.
7. Фотография работника.
8. Заявления о приеме на работу и увольнении, переводе на другую должность.
9. Копии приказов о приеме, увольнении, кадровом перемещении.
10. Экземпляр трудового договора.
11. Листы аттестации.
12. Уведомление о возможности перехода на электронную трудовую книжку и заявление работника по этому вопросу.
13. Характеристики и рекомендательные письма.
14. Копии документов о поощрениях и награждениях.
15. Прочие документы о трудовой деятельности.

Как Архивировать Личные Дела Уволенных Сотрудников

Как правильно оформить: порядок формирования
Сотрудник кадровой службы имеет журнал учета, в который вносятся данные персональной папки работника (номер, дата заведения и закрытия, заголовок и так далее). У этого документа нет унифицированной формы, он составляется произвольно.

Ведение персональных дел сотрудников обязательно только для некоторых категорий работников, например, госслужащих, что обозначено в гл. 7 ФЗ №79 от 27.07.04. У коммерческих организаций формирование информации о работниках осуществляется на добровольной основе.

Если персональная информация, содержащаяся с документах дела, попадет третьим лицам, работодателю может грозить ответственность различного типа. Разглашение данной информации не допустимо, следует обеспечить должную защиту персональных данных уволенных граждан.

А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.

Личное дело представляет собой свод документации о конкретном работнике. Информация может касаться трудовой деятельности, любых перемещениях, сотрудника. Обычно включают приказы, заявления и прочие документы, которые связаны с человеком напрямую. Дополнительно составляется опись, в которой перечисляются все бумаги, входящие в папку.

Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников

Самыми важными документами, определяющими этапы взаимоотношения работника компании и его работодателя, являются личные дела сотрудников. Конкретных правил оформления личных дел не существует, так как, начиная с 2013 года, унифицированные формы перестали быть обязательными к применению.

Для кадровой и бухгалтерской службы законодательством определена обязанность обеспечить надлежащее хранение документации, имеющей отношение к персоналу компании или индивидуального предпринимателя. Однако нередко среди специалистов бухгалтерии или отдела кадров возникают сомнения относительно того, сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников в архиве работодателя.

• Заявление о приеме на работу, написанное сотрудником;
• Экземпляр трудового договора, заключенного между работодателем и работником организации;
• Анкета работника;
• Документы, которые подтверждают образование сотрудника или определенный уровень квалификации;
• Документы, которые отражают принятие на конкретную должность в организации данного работника (например, кадровые переводы);
• Рекомендации предыдущих работодателей;
• Ксерокопии всех необходимых личных документов, таких как паспорт, СНИЛС, ИНН, свидетельства и т.д.
• Документы, подтверждающие увольнение работника (заявление сотрудника, приказ руководителя).

Для основной категории работников российских компаний срок хранения личных дел определен 75 годами со дня увольнения сотрудника. Однако существует группа занимаемых должностей, в отношении которых возникает потребность хранить документы постоянно. К ним относятся:

Тем не менее, определенного рода рекомендации для кадровиков все же имеются. Так, формировать личное дело целесообразно отдельно для каждого работника компании или предпринимателя. Для этой цели удобно использовать папки-скоросшиватели. Чтобы архивировать документы наиболее удобно, необходимо оформить обложку папки так, чтобы она отражала максимум полезной информации, а именно:

Требования к хранению личных дел работников организации

Есть компании, в которых личные дела не ведут. Поскольку личное дело необходимо руководству и специалистам кадровых служб как справочник о трудовой деятельности конкретного работника, копии всех документов помещают в отдельный файл после личной карточки формы Т-2, которая в обязательном порядке заводится на каждого сотрудника.

Это пакет сведений и документов о сотруднике, занимаемых им должностях и его продвижению по службе. Дело или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку, ведется на каждого сотрудника предприятия (если работодатель принял решение о ведении таких документов). По закону дела ведутся только на госслужащих (см. Федеральный закон от 27.04.2004 № 79-ФЗ, Указ Президента от 30.05.2005 № 609), для остальных, как уже было сказано, по решению и желанию руководства. Однако, если руководство приняло решение вести такие документы своих подчиненных, их придется и хранить. Сколько хранятся личные дела сотрудников — определяет уже законодатель (конкретные сроки см. в разделе ниже).

Когда сотрудник увольняется, личное дело закрывается. Дело закрыто — это значит, что оно полностью оформлено и прошито. При этом вначале подшивается внутренняя опись с итоговой записью о количестве в нем листов и документов, а в конце — лист-заверитель. На титульном листе указывается дата закрытия дела (дата увольнения) и срок его хранения, который начинает исчисляться с 1 января года, следующего за годом закрытия.

Сколько хранится личное дело сотрудника после увольнения, определяется законодательно: в коммерческих организациях бумаги с содержанием персональных данных работников хранятся 75 лет (см. пункт 656 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558), потом уничтожаются.

1. Трудовой кодекс РФ (глава 14).
2. ФЗ от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных».
3. ФЗ от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в РФ».
4. «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
5. ГОСТ Р 6.30-2003, принятые Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст (с 01.07.2022 прекращает свое действие в связи с введением Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2022, утвержденного Приказом Росстандарта от 25.05.2022 № 435-ст).
6. Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения».

Хранение личных дел уволенных сотрудников

Но практика показывает, что гораздо проще вести учет всех сотрудников вне зависимости от занимаемой ими должности, так как этот пакет документов — упорядоченный источник сведений о каждом специалисте, доступный в любое время. Так и поступают в большинстве компаний, ведь в личном деле хранятся все копии документов работника, приказов и иные важные бумаги.

Для предпринимателей, в отличие от государственных учреждений, ведение личных дел сотрудников не обязательно, так как порядок кадрового учёта работников частных компаний устанавливается локальными нормативными актами, а не законодательно. Поэтому кадровые работники могут заводить личные дела не на всех сотрудников, а только на основную часть, в которую входят:

Личные дела хранятся в сейфах или в специальных запирающихся шкафах. Располагают их в алфавитном порядке (в небольших организациях) или по порядку номеров. При переходе работника в другую организацию личное дело остается на прежнем месте, за работником оно не передается.

После увольнения сотрудников на предприятии в отделе кадров должны знать, как правильно и в течение какого времени следует сохранять документы. Организуют процесс хранения личных дел рабочих, покинувших организацию, не по их фамилии, имени, отчеству, а по порядку согласно датам составления приказов. Далее их аккуратно сшивают за год по номерам, прикладывают опись и передают в архив личных дел уволенных работников с распределением по годам.

Следует отметить, что в отношении госслужащих приобщение и хранение копий персональных документов в их персональных делах предусмотрено нормативным актом (п. 16 «Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела», утвержденного Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609). В отношении других категорий работников (коммерческие, бюджетные организации) обработка персональных данных может осуществляться в рамках заранее определенных, законных целей и ограничивается их достижением (ч. 2 ст. 5 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»). То есть чтобы хранить копии персональных документов, в Инструкции по работе с личными делами необходимо зафиксировать их перечень и обосновать цели их хранения.

Что делать с личным делом после увольнения сотрудника

• Анкета, резюме, характеристики и личный листок по учету кадров.
• Копии паспорта, документов об образовании (дипломы, свидетельства), ИНН, страхового свидетельства, документов о семейном положении.
• Сведения от аттестации.
• Трудовой контракт.
• Приказы работодателя (о назначении, переводе на другую должность или место работы, отпусках и командировках).

1. Анкета, резюме, характеристики и листок по учету кадров.
2. Копии паспорта, документов об образовании (дипломы, свидетельства), ИНН, страхового свидетельства, документов о семейном положении.
3. Сведения от аттестации.
4. Трудовой контракт.
5. Приказы работодателя (о назначении, переводе на другую должность или место работы, отпусках и командировках).

• 75 лет – для личных карточек лиц, ушедших с должности до начала 2003 года.
• 50 лет – для личных карточек граждан, прекративших трудовые отношения позднее 1 января 2003 года.
• 75 лет – для выездных дел тех работников, которые были командированы за границу.
• 75 лет – для данных о доходах, имуществе и обязательствах гражданских служащих.
• 5 лет – для характеристик и резюме специалистов.
• 75 лет – для данных о вопросах реабилитации.
• 3 года – для документов о лицах, не принятых на работу.
• 75 лет – для подлинных экземпляров личных документов (аттестатов, трудовых, дипломов, свидетельств, удостоверений).
• 5 лет – для бумаг, не вошедших в состав личных дел (заявлений, справок, докладных, служебных записок).
• 75 лет – для актов приема-передачи личных дел государственных служащих при переводе.
• 75 лет – для документов о субъекте персональных данных (уведомлений, согласий на обработку информации).

Государственные служащие, юридические и физические лица несут обязанность обеспечивать сохранность сведений о бывшем персонале в течение регламентированных периодов. Граждане и представители компаний могут подавать запросы и обращения для доступа в архив личных дел уволенных работников.

Личное дело уволенного сотрудника, сформированное по принципу досье, остается в кадровой службе организации до конца календарного года. В течение 3 лет с момента увольнения документы проходят архивно-техническую обработку и передаются в архив компании.

Руководитель организации приказом назначает ответственных за ведение и хранение ЛД (обычно это руководитель кадровой службы и его подчиненные), а также утверждает список лиц, имеющих к ним доступ (данную информацию можно закрепить и в Инструкции по ведению личных дел). В данный список, как правило, включаются:

1. Организации и физические лица обязуются сохранять данные о бывших сотрудниках в течение вышеуказанных периодов.
2. Граждане и представители предприятий имеют право подавать запросы для получения информации с архивов.
3. Копии и справки документов касаемо социальных и пенсионных вопросов, получения льгот и компенсаций выдаются на бесплатной основе.
4. Архивные данные могут передаваться в виде электронных документов.

Процесс формирования и ведения личного дела завершается с момента увольнения сотрудника, после чего оно уже утрачивает свое практическое, управленческое значение и считается исполненным и может быть передано на хранение. Архивное хранение личных дел работников осуществляется в соответствии с установленными регламентами.

1. На любого принятого сотрудника заводится личная папка на бумажном носителе и (или) в электронном формате. Сформированный документ подлежит обязательной прошивке и нумерации каждого его листа.
2. На обложке личного дела ставятся порядковый номер и дата.
3. Сформированные дела со всеми входящими приложениями формируются в архиве по дате увольнения работника и строго в алфавитном порядке.
4. Документы ушедшего персонала находятся в архиве — в специально оборудованном помещении без возможности доступа вредного воздействия.

Сколько лет хранятся личные дела сотрудников после увольнения, зависит от характера собранных сведений. Согласно Федеральному закону от 2004 года № 125 все дела должны сдаваться в архивное хранение сроком на 75 лет. Личные дела уволенных позже 1 января 2003 сотрудников хранят в течение 50 лет.

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров в 2022 году

• в обязательный учетный документ – личную карточку (раньше для ее заполнения использовалась форма № Т-2, утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, теперь многие продолжают ею пользоваться, просто утвердив ее легитимность на своей территории) и
• на обложку личного дела (см. «5» в Примере 3).

К хранению выделяются только личные дела уволенных работников. Само по себе личное дело – это переходящее дело. Оно заводится в день поступления человека на работу и заканчивается только в день увольнения. Исключений тут нет, и неважно, отработал сотрудник на предприятии неделю или двадцать лет. Впрочем, точно так же хранятся и личные карточки Т-2.

• Внесение записей в соответствующих разделах;
• Процедуру изъятия документации, которая стала неактуальной либо в ней больше нет надобности;
• Проверку личных дел на сохранность документации;
• Хранение документации в составе личного дела.

Сохраняться все кадровые документы должны в архиве. Его отсутствие влечет за собой неприятные последствия, такие как отрицательное заключение аудиторов о неправильном хранении документации, в случае конфликта с сотрудником, найти сведения о нем также может стать большой проблемой, довольно сложным будет процесс отслеживания поступления в кадровую службу документов. Помимо этого, сохранять документы должным образом предусмотрено законодательством РФ. Поэтому архив должен иметься абсолютно в каждой организации.

Но при этом, если сотрудник в последний рабочий день просит выдать на руки копии необходимых документов, сделать это можно, в таком случае дело хранить не придется, да и архив разгрузится. Заключение Если вы индивидуальный предприниматель, то личные дела на своих сотрудников можете не вести.

• все персональные данные работника;
• об образовании работника;
• о стаже работника;
• о родственниках;
• о месте жительства;
• о воинском учете;
• о работе и ее изменениях;
• информацию о повышении квалификации или прохождении обучения у данного работодателя;
• информацию об отпусках работника;
• сведения об увольнении.

В законодательстве нет прямого указания, что каждый работодатель должен формировать личное дело на работника. Поэтому руководство организаций вправе самостоятельно решать данный вопрос. Но, в то же время, законодательство обязывает оформлять на каждого принятого работника личную карточку формы Т-2.

Обложка оформляется в соответствии с утвержденной на предприятии номенклатурой дел. В соответствии с ней указывается индекс и сроки хранения личных дел. Дата дела — это крайнее сроки тех документов, которые в нем хранятся, то есть — даты приказа о приеме сотрудника на работу и приказа о его увольнении.

Ст. 22.1 ФЗ № 125 определяет такие сроки хранения: 50 лет (для дел, открытых с 2003 г.) и 75 (открытых, соответственно, до). На практике, для коммерческих организаций срок – это вторая цифра (согласно п. 656 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558), для государственных – десятилетие, после чего документ подлежит передаче архивариусу на сохранение в течении все тех же 75 лет.

В любом случае внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании подлинников документов (или надлежаще заверенных копий документов). Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, делаются от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица отдела кадров и печатью организации (или печатью отдела кадров).

Формирование личных дел сотрудников 2022 РБ

Термином «личное дело» в делопроизводстве принято называть собранные под одной обложкой документы, сопровождающие человека в его трудовой и/или учебной деятельности и наиболее полно ее отражающие. Эти документы накапливаются в течение всего периода занятости сотрудника (или обучения).
Личное дело является частью документации по личному составу организации.

Ни в Трудовом кодексе, ни в других нормативных актах Российской Федерации не содержится обязательного требования вести кадровую документацию исключительно с помощью личных дел, заводимых на каждого сотрудника. Поэтому такое оформление данных о персонале вовсе не является обязательным или даже рекомендованным.

После оформления личного дела на его документы составляется внутренняя опись по установленной форме.
Внутренняя опись содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах.
Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.
Во внутренней описи отражается включение в личное дело новых документов. Изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями отражаются во внутренней описи в графе «Примечание».

На обложке личного дела указываются заголовок личного дела (фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже) и регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел. Если фамилия работника после оформления личного дела изменялась, то старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней.

Посмотрите, не закралась ли случайно в личные дела ваших сотрудников одна из наиболее типичных ошибок, чтобы в будущем у вас не возникло проблем с проверяющими органами и можно было не беспокоится о том, что вам за вечер придется переоформить личные дела всех сотрудников, которые у вас когда-либо работали.