Главная / Долевая собственность / Сотрудник Отчитался За Гсм На Полгода Позже При Этом Путевые Листы Оформлялись Каждый День

Сотрудник Отчитался За Гсм На Полгода Позже При Этом Путевые Листы Оформлялись Каждый День

Учет расходов на топливо по путевым листам в «1С: Бухгалтерии 8»

Топливо можно приобретать за наличный расчет и в безналичной форме. Если организация выбрала безналичную форму, то с поставщиком ГСМ заключается договор поставки, в соответствии с которым организация перечисляет денежные средства на расчетный счет поставщика, а взамен получает талоны или топливные карты, по которым водители осуществляют заправку автомобилей на автозаправочных станциях (АЗС).

Практически в каждой организации, включая индивидуальных предпринимателей (ИП), имеется автотранспорт (собственный, арендованный или полученный по договору лизинга), который используется в служебных целях. В связи с этим возникает необходимость учета расходов на содержание служебного транспорта, в том числе и расходов на топливо.

Организация ООО «Швейная фабрика» (ОСНО, плательщик НДС) имеет на балансе собственный автомобиль марки Volkswagen Passat B7. Автомобиль используется в управленческих целях. 01.08.2022 из кассы организации на основании заявления сотрудника выданы денежные средства под отчет в сумме 5 000,00 руб. для покупки бензина за наличный расчет. 13.08.2022 после выполнения служебного задания сотрудник сдал авансовый отчет, путевой лист и кассовый чек в бухгалтерию организации. В кассовом чеке указано: наименование марки бензина АИ-95, количество — 70 л, стоимость одного литра 45 руб. и общая сумма 3 150 р. Сумма НДС отдельной строкой не выделена. На основании путевого листа было израсходовано 60 л бензина согласно маршруту г. Москва — г. Иваново — г. Москва (600 км). 14.08.2022 остаток неиспользованной подотчетной суммы сдан в кассу организации. В соответствии с учетной политикой организации расходы на ГСМ в налоговом учете не нормируются (учитываются в полном объеме).

В программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) для отражения поступления топливных карт и ГСМ используются документы Поступление (акты, накладные). Передача карты оформляется документом Передача материалов в эксплуатацию (раздел Склад), а учет ГСМ в расходах — документом Требование-накладная.

Если ГСМ приобретается по топливной карте, то фактическая стоимость топлива с учетом возможных скидок будет окончательно сформирована только в конце отчетного периода, когда поставщик представит организации финансовые документы по договору (товарную накладную, счет-фактуру и расшифровку по операциям, проведенным с использованием топливных карт). В этом случае при заполнении табличной части документа Путевой лист на закладке Топливо в поле Документ следует выбрать значение Топливная карта, указать реквизиты топливной карты и зафиксировать количество топлива, залитое в бак. Поля Цена и Сумма для топлива, приобретенного по топливной карте, для заполнения недоступны (рис. 5).

В НК РФ отсутствуют жесткие указания по поводу применения фактических либо расчетных, на основе норм, данных для включения ГСМ в затраты. Для целей НУ законодательство не запрещает использовать и метод «по факту» и нормирование расходов. Документ АМ-23-Р содержит указание на то, что нормы могут использоваться и в целях НУ, с использованием данных о километраже из путевого листа (Общие положения, п. 3).

Определенно можно сказать, что, если организация утвердила нормы расхода топлива, но не соблюдает их и включает завышенные суммы расхода в затраты по НУ, контролирующие органы обратят на это внимание как на нарушение и пересчитают налог в сторону доначисления.

Поясним на условном примере порядок списания топлива по путевым листам. У ООО «Алмаз» числится на остатке бензин определенной марки 70 л по цене 42 руб. В текущем месяце было закуплено 100 л топлива той же марки по цене 40 руб., выдано в расход — 40 л. ГСМ списывается по средней стоимости.

В путевом листе отражен остаток топлива в баке 5 л, залили 40 л, остаток после рейса — 10 л.
Фактический расход: 5 + 40 — 10 = 35 л.
Расценив этот расход по исчисленной себестоимости, получим затраты ГСМ: 35 * 40,82 = 1428,70 руб.
Пусть автомобиль используется для служебных целей заместителем директора, тогда затраты спишутся Дт 26 Кт 10/3 на ОХР.

Путевой лист – проверенный временем и учетной практикой документ. Он позволяет учитывать расход транспортными средствами ГСМ, проводить списание, обосновывать включение затрат на ГСМ в налоговом и бухгалтерском учете. По данным путевых листов рассчитывается объем потребляемого автомобилями топлива, а зная его стоимость, можно определить и показатель затрат на ГСМ. Каков порядок использования путевых листов в учете и расчетов по ним, какова нормативная база списания – этим вопросам посвящена наша статья. Кроме того, на примере будет показано, как списать ГСМ бухгалтеру по данным путевых листов.

Сотрудник с разъездным характером работы использует личное авто: как оформить расход ГСМ

В целях исчисления налоговой базы по налогу на прибыль данные расходы могут быть включены в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Данные разъяснения приведены в письмах Минфина России от 25.10.2013 N 03-04-06/45182, от 01.04.2010 N 03-03-06/1/211, от 18.08.2008 N 03-03-05/87.

В ситуации, когда работнику установлен разъездной характер, расходы на ГСМ могут быть учтены в целях налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда на основании п. 25 ст. 255 НК РФ или пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, при условии, что порядок компенсации ГСМ отражен в трудовом договоре, локальных нормативных актах.

Согласно ст. 164 ТК РФ компенсацией признаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами. В частности, в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ работодатели обязаны компенсировать разъездным работникам расходы на проезд, на аренду жилья, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие), а также иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя. Главное, чтобы размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников был установлен коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

С сотрудником организации заключен трудовой договор, который предусматривает разъездной характер работы. Для служебных поездок сотрудник использует личный автомобиль. Соглашения о компенсации расходов за использование личного имущества нет, договор аренды автомобиля или безвозмездного использования личного имущества с сотрудником не заключался. ГСМ сотрудник заправляет по топливной карте организации. Организация не является транспортной. Личный транспорт сотрудник использует для посещения клиентов с целью проведения переговоров. Ежемесячно сотрудник представляет путевой лист с указанием маршрута и количества истраченного и заправленного топлива.

В общем случае сумма НДС, предъявленная поставщиком топлива, может быть принята к вычету после его оприходования и при наличии счета-фактуры, если топливо используется для осуществления операций, подлежащих обложению НДС (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). В таких случаях сумма «входного» НДС в фактическую стоимость топлива не включается и предъявляются к вычету.

Интерес к путевым листам могут проявлять не только налоговики, но и контролеры из трудовой инспекции. Поэтому, помимо прочего, ПЛ должен подтверждать, что водитель (водители при посменной работе) во время рейса соблюдал предписанные законодательством нормативы труда и отдыха. Для этого в разделе «Маршрут движения» или в отдельном приложении к путевому листу нужно указать время и длительность стоянок. Эти показатели должны соответствовать нормативам по пересменкам и перерывам для приема пищи и отдыха. Такие нормы содержатся в приказе Минтранса от 20.08.04 № 15 (см. « Перевозчики должны пересмотреть режим труда и отдыха своих водителей »). Соответствующие положения надо закрепить в коллективном договоре или соглашении, оформленном по правилам Трудового кодекса.

Это интересно: Что Входит В Едв Ветерана Труда В Саратове

Обратите внимание: чиновники не всегда признают, что путевой лист априори является документом, подтверждающим расходы на топливо (письмо Минфина от 16.06.11 № 03-03-06/1/354). Поэтому если ваша организация не является автотранспортным предприятием, желательно прописать в приказе по учетной политике положение об использовании путевых листов в качестве оправдательных документов при списании производственных затрат на ГСМ. В противном случае налоговики могут не принять ПЛ во внимание.

модель транспортного средства и модель прицепа (при наличии);
государственный регистрационный знак ТС и госзнак прицепа (при наличии);
дата и время выезда ТС с парковки и возвращения обратно, а также показания одометра (пробег в километрах) при выезде и возвращении. Эти сведения заверяются уполномоченными лицами, назначенными руководителем предприятия. ИП — владелец транспорта может сам удостоверить эти данные.
дата и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС. Эти сведения также заверяются ответственными лицами.

организационно-правовую форму в соответствии с Общероссийским классификатором организационно-правовых форм ОК 028-2012 (утв. приказом Росстандарта от 16.10.12 № 505-ст, действует в редакции от 24.10.18);
полное наименование организации, приведенное в учредительных документах;
фактический адрес местонахождения;
номер телефона;
номер ОГРН из свидетельства о регистрации юрлица.

Постановлением Госкомстата от 28.11.97 № 78 были утверждены унифицированные формы путевых листов для легкового автомобиля, легкого такси, грузового автомобиля, специального автомобиля, а также автобусов. С 1 января 2013 года эти формы стали необязательными. Тем не менее, некоторые транспортные предприятия до сих пор продолжают использовать эти бланки (например, форму путевого листа для грузового транспорта № 4-П).

Важно! С 2022 года учет МПЗ ведется в соответствии с новым федеральным стандартом ФСБУ 5/2022 «Запасы» (он заменил ПБУ 5/01). О том, как изменились правила учета МПЗ, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Вы можете посмотреть разъяснения, если получите пробный доступ к правовой системе. Он бесплатный.

На практике организации часто используют ПЛ, которые были утверждены еще постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. В этом постановлении есть формы ПЛ в зависимости от вида автомобиля (например, форма 3 — для легкового автомобиля, форма 4-П — для грузового).

На практике возможна ситуация, когда организация использует транспорт, нормы расхода топлива для которого в распоряжении № АМ-23-р не утверждены. Но в п. 6 этого документа есть разъяснения, что организация или ИП могут индивидуально (с помощью научных организаций) разработать и утвердить необходимые нормы.

Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):

В ПЛ рассчитывается фактическое использование ГСМ. НК РФ не содержит прямых указаний на то, что расходы на ГСМ должны приниматься в налоговом учете только по фактическим нормам.
ПЛ содержит информацию только о фактическом пробеге. Однако ГСМ могут рассчитываться по распоряжению № АМ-23-р, в п. 3 которого есть указание, что установленные им нормы предназначены в том числе и для расчетов по налогообложению. Минфин России в своих письмах (например, от 22.03.2022 № 03-03-07/19283, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097) подтверждает, что распоряжение № АМ-23-р можно использовать для установления обоснованности затрат и определять расходы на ГСМ в налоговом учете по нормам, умноженным на пробег.

Как происходит списание ГСМ по путевым листам

Во втором случае допустимо разрабатывать собственные бланки путевок, с учетом требований ФЗ-402 «О бухучете», однако на практике для учета и списания ГСМ часто берутся все те же унифицированные бланки. Стоит отметить, что с 1.03.19 г. приказом Минтранса №467 в порядок заполнения ПЛ внесены изменения, к примеру, отменяется возможность заполнения одного документа на месяц, как было раньше. Организации, не являющиеся транспортными, могут оформлять этот документ с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить затраты на ГСМ, не руководствуясь приказами Минтранса. Такой вывод можно сделать из писем Минтранса, и судебных решений (пост. ФАС ВВО А38-4082/2008-17-282-17-282 от 27/04/09 г.). Путевые листы фиксируются в журнале их учета.

Допустимо утвердить один норматив, а затем применять к нему коэффициенты, к примеру, повышающего характера, в зимний период. Использование норматива расхода ГСМ предполагает регулярные инвентаризации, сверку фактического расхода с расчетными данными. Расценивают топливо для учета затрат чаще всего по средней стоимости.

Вопрос: Как отразить в учете списание ГСМ (топлива), приобретенных за наличный расчет?
Стоимость ГСМ в количестве 125 л, приобретенных водителем служебного автомобиля за наличный расчет за счет денежных средств, полученных под отчет, составила 5 000 руб. Приобретение ГСМ на эту сумму подтверждено авансовым отчетом работника с приложенным чеком ККТ, выданным организацией розничной торговли (АЗС). В чеке сумма НДС не выделена (продавец ГСМ применяет УСН). Расход ГСМ в количестве 100 л подтвержден путевым листом, также приложенным к авансовому отчету. В налоговом учете применяется метод начисления.
Посмотреть ответ

Порядок списания ГСМ по путевым листам на примере

Предприятия, для которых применение автотранспорта не является главным видом деятельности, могут самостоятельно разработать форму ПЛ и закрепить его в своей учетной политике. Однако при этом важно не забывать о нормах закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. И все же чаще всего предприятия предпочитают использовать бланк ПЛ из постановления Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Образец заполнения путевого листа см. здесь.

Каждый ПЛ обязательно должен быть отмечен в специальном регистрационном журнале. На практике нередко возникает вопрос, с какой регулярностью нужно оформлять ПЛ. В п. 10 приказа 152 указано, что ПЛ может быть составлен на 1 день либо на срок не более 1 месяца.

Специализированным транспортным предприятиям рекомендуется составлять ПЛ ежедневно с целью подтверждения своих расходов и учета отработанного водителями времени. Исключением является тот случай, когда водитель был отправлен в командировку на срок, превышающий 1 день (смену).

Минфин отмечает, что ПЛ должны оформляться с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было с уверенностью судить о необходимости затраченных ГСМ и учете отработанного водителями времени (письма Минфина РФ от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, от 16.03.2009 № 03-03-04/2/77).

Это интересно: Путевой лист специального автомобиля образец заполнения 2022

Специализированные транспортные организации, которые используют автотранспорт для осуществления основных видов деятельности, обязаны использовать ПЛ с теми реквизитами, которые прописаны в приказе Минтранса России «О порядке заполнения ПЛ» от 18.09.2008 № 152.

Во избежание налоговых рисков налогоплательщик может на основании п. 1 ст. 34.2 НК РФ и п. 1, п. 2 ст. 21 НК РФ обратиться в Минфин России или в налоговый орган по месту учета организации за получением письменных разъяснений по данному вопросу. Напомним, что в соответствии со ст. 111 НК РФ выполнение налогоплательщиком письменных разъяснений, данных ему финансовым или налоговым органом о порядке исчисления, уплаты налога (сбора) или по иным вопросам применения законодательства о налогах и сборах, является обстоятельством, исключающим вину лица в совершении налогового правонарушения. В этом случае налогоплательщик не подлежит ответственности за совершение налогового правонарушения.

С одной стороны, существовала позиция, что путевой лист выдается только на один день или смену. Например, в письме от 28.09.2022 N 03-01/21740-ИС Минтранс России указал, что путевой лист должен оформляться каждый раз до выезда транспортного средства в рейс с места его постоянной стоянки с проставлением в путевом листе отметок о проведенном предрейсовом медицинском осмотре водителя и предрейсовом контроле технического состояния транспортного средства. Следовательно, по мнению финансовых органов, путевой лист может выдаваться на срок более одного дня и вплоть до месяца только в тех случаях, когда водитель направляется в длительные рейсы, не предполагающие его ежедневного возвращения к месту постоянной стоянки. Смотрите также письмо Минфина России от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117, постановления АС Волго-Вятского округа от 27.11.2022 N Ф01-5193/17, АС Поволжского округа от 02.12.2022 N Ф06-15152/16.

Таким образом, Организация (не являющаяся транспортной) имеет право самостоятельно разработать и утвердить форму путевых листов. При этом в утвержденной форме должны присутствовать реквизиты, предусмотренные Законом N 402-ФЗ и Приказом N 152. Путевые листы не являются бланками строгой отчетности, поэтому Организация может изготовить их самостоятельно. Примерные формы можно посмотреть ниже, в разделе рекомендаций.
Что касается возможности составления путевого листа в целом на месяц, при условии выполнения рейсов каждый день, мнения контролирующих органов и судов по этому поводу всегда носили противоречивый и изменчивый характер.

Для остальных (не транспортных) организаций с 01.01.2013 формы первичных учетных документов определяются руководителем экономического субъекта, а разрабатываются — лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон N 402-ФЗ).

На информационном портале Роструда «Онлайнинспекция.РФ» в январе, апреле 2022 г. доводилась информация, что консультирование граждан по вопросам заполнения путевых листов не входит в компетенцию Роструда, по данному вопросу следует обратиться в Минтранс России. Аналогичное мнение высказывал и Минфин России (письмо от 09.02.2022 N 03-03-06/1/7855).

Особенности путевого листа на месяц; образец 2022; 2022

Определение Верховного Суда РФ от 01.09.2022 N 302-КГ14-529 по делу N А33-12312/2013: «Осуществление юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями перевозок для собственных нужд не исключает обязанность по соблюдению правил обеспечения безопасности перевозок автомобильным транспортом». То есть, исходя из позиции судов, оформление путевого листа обязательно даже в тех организациях, которые используют только легковой автомобильный транспорт и только для собственных нужд.

Путевые листы при коммерческих перевозках больше нельзя выписывать на несколько дней. По новым правилам их нужно будет оформлять: перед каждым рейсом – если рейс длиннее рабочей смены или рабочего дня; перед началом первого рейса – если рейс короче смены или дня и в течение дня у водителя один или несколько рейсов. Ранее путевой лист можно выписывать на любой срок, который не превышает месяц. Поправки исключат такую возможность. Если вы ранее выписывали путевой лист на несколько дней в пределах одного месяца, внесите изменения в форму бланка.

Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.

В обязательном порядке ставятся отметки медработника о прохождении медицинского предрейсового и послерейсового осмотров. По результатам предрейсового осмотра медработник делает запись «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового — «Прошел послерейсовый медицинский осмотр».

Эти реквизиты вместе с порядком оформления приведены в приказе Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152. Унифицированные формы имеют важное свойство — они полностью соответствуют требованиям, предъявляемым к обязательным реквизитам. Причем это соответствие сохранилось даже после обновления перечня (приказ Минтранса России от 18.01. 2022 № 17, вступивший в силу 26.02.2022, и приказ Минтранса от 07.11.2022 № 476, вступивший в действие с 15.12.2022).

Интегрируется с другими программами. У «ТМ: Корпоративные поездки» открытый API, который позволяет настроить обмен данными между двумя разными программными системами. Мы интегрируем программный комплекс так, чтобы вся информация по автопарку была собрана в одном месте. Пользователю не приходится работать в разных программах и вручную переносить данные между ними.

Так как путевые листы являются важным документом для учета средств в транспортном отделе, доступ к путевым листам есть у кадровика, бухгалтера, начальника транспортного отдела, оператора-таксировщика и других ответственных лиц, которые так или иначе взаимодействуют с транспортным отделом.

Заполнением путевых листов на предприятии могут заниматься разные люди. В транспортных организациях этим занимаются диспетчеры. В других фирмах данную обязанность возлагают на бухгалтера или менеджера, или оператора-таксировщика. Вообще, заполнять путевые листы может любой сотрудник в фирме, если это прописано в рабочей инструкции.

Давайте посмотрим, как работают с путевыми листами организации без специальных программ. Водитель приходит на работу и идет к диспетчеру, тот вручную вносит данные в путевой лист, параллельно заполняя журнал учета. Дальше водитель идет к механику и медику, оба ставят свои подписи. Только после этого можно начинать смену. В течение дня водитель вносит данные о поездках в путевой лист, а в конце смены записывает показания с одометра. Дальше путевой лист снова попадает к диспетчеру. Он сверяет показатели, вносит данные о поездках и передает путевой лист бухгалтеру, который переносит сведения в программу бухгалтерского учета.

Чтобы упростить процесс работы с путевыми листами, организации закупают специальные программы. И хотя это экономит время, многие процессы остаются не автоматизированными. Например, диспетчер обрабатывает информацию по маршруту, а механик составляет график водителей. Если водитель поменяется, механик переделывает график в программе и заново отправляет диспетчеру. Путевой лист тем временем заполняется в другой программе. В спешке вводятся данные другого водителя и автомобиля, обновляется и печатается новый путевой лист. Диспетчер проверяет информацию, и, если находит ошибку, механик повторяет все заново.

Если в течение рейса автомобилем управляют разные водители, в путевой лист вносят дополнительные строки. Они нужны, чтобы медработник поставил отдельные отметки о прохождении медосмотров каждым из водителей. Из документа должно быть ясно, какая отметка медработника относится к каждому водителю.

Если несколько водителей работают на автомобиле в разные смены, путевой лист сперва заполняет водитель, покинувший стоянку и открывший первую смену. Данные при въезде на служебную стоянку по окончании рабочего времени вносит водитель, который закрывает последнюю смену.

Это интересно: С Какого Кбк Оплатить Печать Книг Казенное Учреждение

Разберем на примере предпринимателя Игоря. Он открыл производство швейной фурнитуры в Вологде доставил продукцию заказчику по области. Производство работает на УСН «Доходы минус расходы» и Игорь хочет учесть расходы на доставку при расчете налога на прибыль. Он решил, что обязательных реквизитов достаточно. Также в листе было указано, что доставка осуществлена по Вологодской области.

Но инспекторы отказались учесть транспортные расходы по такому документу. Игорь обратился в вышестоящий налоговый орган — тот же результат. Тогда предприниматель пошел в суд. По его мнению, если компания не является автотранспортной, она может включить в путевой лист обязательные реквизиты и подтвердить расходы. Он также подтвердил использование автотранспортного средства в производственной деятельности:

Даты, время и показания одометра при выезде ТС с парковки и его заезде на парковку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителем ЮЛ или ИП, а также заверяются их подписями с указанием фамилий и инициалов (п. 12 Приказа № 368). Если предприниматель совмещает обязанности водителя, даты, время и показания одометра при выезде ТС с парковки и его заезде на парковку проставляются им самостоятельно (п. 13 Приказа № 368).

оформлять путевой лист следует (п. 9 Приказа № 368):
- если длительность рейса водителя ТС превышает продолжительность его смены (рабочего дня) – до начала выполнения рейса;
- если в течение смены (рабочего дня) водитель ТС совершает один или несколько рейсов – до начала первого (или единственного) рейса;
если в течение срока действия путевого листа ТС используется посменно несколькими водителями, можно оформить несколько путевых листов на одно ТС, то есть по одному листу для каждого из водителей (п. 10 Приказа № 368).

Проставляя в путевом листе отметки о прохождении водителями медосмотров, следует учитывать, что даты и время предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя проставляются медицинским работником, который проводит соответствующий осмотр, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов (п. 15 Приказа № 368). При этом:

Утвержденной формы путевого листа нет. Организации и ИП должны самостоятельно разработать форму путевого листа, предусмотрев в ней обязательные реквизиты, которые перечислены в приказе Минтранса от 11.09.2022 № 368 (далее – Приказ № 368). На это указал Минтранс России в письме от 15.01.2022 № ДЗ-66-ПГ. Утвердивший обязательные реквизиты путевого листа приказ вступил в силу и применяется с 01.01.2022. До этой даты действовал приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Что изменилось в оформлении путевых листов в 2022 году, читайте здесь.

Если на одно ТС оформляется несколько путевых листов для нескольких водителей, дата, время и показания одометра при выезде ТС с парковки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с парковки. Эти же показания на момент заезда на парковку отражаются в путевом листе водителя, который последним заезжает на парковку (п. 14 Приказа № 368).

Выписать новый путевой лист.
Проставить в ранее оформленном путевом листе обязательные реквизиты:

показания одометра;
даты и время очередных выезда и заезда транспортного средства;
даты проведения контроля его технического состояния и медицинских осмотров.

Составлением путевых листов решается ряд задач. Во-первых, представители Минтранса, ГИБДД, Росздравнадзора и Роструда могу проверить отметки о техническом состоянии автомобиля и медосмотре сотрудника, доказывающие, что машина исправна, а водитель прошел медосмотр и может ею управлять.

В 2022 году года действуют важные правила составления путевых листов. Если до 2022 года этот документ можно было оформлять на несколько поездок в разные рабочие дни или смены, то с 2022 года это законодательно запрещено. Запрет действует с 1 марта 2022 года.

Составлять документ нужно на каждое транспортное средство, которое занято в перевозке грузов, багажа или пассажиров (п. 9 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152). Причем это правило распространяется не только на автотранспортные предприятия – профессиональных перевозчиков, но и на обычные организации, использующие автотранспорт для собственных нужд. Главный критерий – наличие пассажиров или груза.

Из этих разъяснений следует, что путевые листы даже на однодневные рейсы можно оформлять на срок, превышающий один день. Главное – проставлять в них показания одометра, сведения о выезде и заезде, отметки о медосмотре и контроле технического состояния перед каждым рейсом и после возвращения из него.

Нужно ли оформлять путевой лист и медицинские освидетельствования, если организация пользуется легковым автомобилем для собственных нужд

Оформление путевых листов обязательно, в том числе и для организаций, которые не осуществляют коммерческие перевозки (нетранспортные). Единственное исключение, позволяющее не оформлять путевой лист, ситуация, когда работник использует легковой автомобиль организации исключительно для личного перемещения (не перевозит грузы и не перемещает иных лиц) и при этом не работает в должности водителя.

Порядок оформления путевого листа на транспортное средство предусмотрен Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (далее — Порядок). Порядок заполнения путевых листов обязателен для юридических лиц, эксплуатирующих легковые автомобили (п. 2 Порядка).

П. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»: запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.

Путевой лист должен оформляться каждый раз до выезда транспортного средства в рейс с парковки с проставлением в путевом листе отметок о проведенном предрейсовом медицинском осмотре водителей, а также предрейсовом или предсменном контроле технического состояния транспортных средств (Письмо Минтранса России от 04.04.2022 N ДЗ-514-ПГ).

Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое организацией, в частности, для осуществления перевозок грузов и пассажиров, даже если организация не занимается предпринимательской деятельностью по перевозке пассажиров и грузов (п. 9 Порядка, Определение Верховного Суда РФ от 01.09.2022 N 302-КГ14-529).

ГИБДД и Транснадзор контролируют ведение путевых листов для обеспечения безопасности дорожного движения.
Налоговая инспекция запрашивает путевые листы при проверке правильности учета расходов на ГСМ, а также при выездных и камеральных проверках.
Трудовая инспекция может проверить путевые листы на соблюдение норм времени труда и отдыха сотрудников.

Номер путевого листа. Он указывается в заголовочной части в хронологическом порядке. В наименовании путевого листа также указывается тип транспортного средства.
Срок действия. Если лист выдается на один день, ставится только дата выдачи — число, месяц, год. Если рейс займет несколько дней или недель, то вписываются две даты — начала и окончания срока, в течение которого документ действителен.
Сведения о владельце автомобиля.

наименование и номер путевого листа;
сведения о сроке действия путевого листа;
сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
сведения о транспортном средстве;
сведения о водителе;
сведения о перевозке.

по результатам предрейсового медицинского осмотра на путевом листе проставляется отметка «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
по результатам послерейсового медицинского осмотра проставляется отметка «прошел послерейсовый медицинский осмотр».

Единой обязательной формы путевого листа в законодательстве нет. Каждая организация может разработать собственный бланк. За основу можно взять унифицированную форму, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 и внести в неё нужные реквизиты. Главное, чтобы форма путевого листа соответствовала требованиям приказа N 368.

24 Апр 2022 lawurist7 45